Communiceren met medewerkers over het coronavirus: 6 tips

Nederland werkt massaal thuis vanwege het coronavirus. Dat is voor sommige bedrijven best even wennen. Medewerkers moeten het de komende tijd zonder het gebruikelijke ‘goeiemorgen’-rondje bij de koffieautomaat stellen. Bijna alle communicatie gebeurt plotseling digitaal. Interne communicatie wordt voor veel bedrijven opeens een uitdaging. We zetten 6 tips voor je op een rij.

1. Besteed tijd & aandacht aan interne communicatie

In tijden van onrust en onzekerheid is het belangrijk dat je voldoende tijd besteed aan interne communicatie. In veel bedrijven loopt de hoeveelheid werk terug, of juist op. Dat kan vragen oproepen. Medewerkers kunnen zorgen hebben over de bescherming van hun gezondheid. Neem deze altijd serieus. Geef ruimte aan het gesprek. Eventueel kun je een Q&A met vragen en antwoorden opstellen. Dit helpt om vragen van medewerkers sneller te beantwoorden.

2. Het. Is. Altijd. Chefsache.

De gezondheid van medewerkers is altijd een zaak voor de directeur of de CEO. Hij of zij is degene die belangrijke mededelingen overziet en maatregelen treft. Als de baas het woord voert, weet je zeker dat medewerkers de informatie serieus nemen. En ja, de chef mag worden geholpen door een crisisteam.

3. Concreet. Tijdig.

Wees duidelijk over wat er gaat gebeuren en wat je van je medewerkers verwacht. Hoe wil je dat medewerkers omgaan met thuiswerken en vergaderingen? Kunnen medewerkers niet thuiswerken? Concretiseer hoe jullie er samen voor zorgen dat iedereen de maatregelen in acht kan houden.

Licht medewerkers eerst in over informatie die je met de buitenwereld wil delen. Als je bijvoorbeeld je openingstijden aanpast, is het fijn als medewerkers dit het eerst horen én er ruimte gecreëerd wordt voor vragen en uitleg.

4. Maak nieuws en beleid zicht- én vindbaar

Maak nieuws, beleid en processen inzichtelijk en vindbaar. Richt bijvoorbeeld één centrale plek op de homepagina van je intranet in. Naast nieuws en beleid licht je hier ook processen toe. Leg uit welke beslissingen er zijn genomen over thuiswerken, bescherming van medewerkers en ziekmelden. Transparante processen maken keuzes begrijpelijker en wekken vertrouwen.

5. Zorg voor regelmatige updates

Geen nieuws is goed nieuws. Streep dit advies maar door met een dikke, rode pen. In onzekere tijden zoeken mensen naar houvast. Informeer medewerkers daarom regelmatig, bijvoorbeeld op vaste dagen en tijden. Heb je geen echt nieuws te melden? Vertel dan hoe het eraan toe gaat achter de schermen.

6. Last but not least: gezondheid gaat voor alles

Let op elkaar, heb vertrouwen en blijf gezond.

Kunnen we je ergens mee helpen? Heb je vragen? Juist nu? We helpen je graag.